5 najbolji softver za praćenje zaposlenika

U modernom konkurentnom poslovnom svijetu, sve se organizacije suočavaju s novim izazovima u pogledu održive produktivnosti i stvaranja najodržanije radne snage. Dobivanje ciljanog outputa u bilo kojoj organizaciji ovisi uglavnom o konzistentnosti razine produktivnosti zaposlenika.

U današnjem poslovnom okruženju, nijedna organizacija ne može raditi na najvišoj razini produktivnosti, osim ako je svaki njezin zaposlenik posvećen poboljšanju organizacijskih razina produktivnosti. To znači da će zaposlenici pridonijeti rastu poslovanja.

No, nažalost, neki vlasnici tvrtki imaju tendenciju da propuste u praćenju dnevne produktivnosti svojih zaposlenika, a rezultat je činjenica da će njihov radni učinak biti štetan za rast poslovanja i ta stvar neće biti moguće otkriti i kontrolirati.

Takva bi stvar uništila sposobnost tvrtke da ostvari svoje ciljeve. Ali zahvaljujući tehnologiji i softverskim alatima za praćenje produktivnosti zaposlenika, organizacije ne moraju čekati predugo trajanje programa ocjenjivanja rada zaposlenika kako bi znali kako rade na poslu.

Glavni razlozi za korištenje softvera za praćenje zaposlenika

E-poruke su primarni izvor kršenja podataka za tvrtke jer zaposlenici moraju razmjenjivati ​​informacije putem poslovne korespondencije, tako da je ključno osigurati i pratiti podatke kada se od vas traži da se pridržavate HIPAA zakona, zahtjeva GRAMA i FINRA propisa.

Na tržištu postoje neka jednostavna rješenja za nadzor e-pošte koja će vam pomoći pratiti e-poštu zaposlenika kako biste bili sigurni da se kritični podaci ne dijele namjerno ili nenamjerno. Programi praćenja zaposlenika uključuju sposobnosti praćenja e-pošte i više alata za praćenje drugih aktivnosti zaposlenika dok oni rade svoj posao.

Drugi središnji aspekt softvera za nadgledanje zaposlenika je sposobnost provjere njihove aktivnosti tijekom korištenja opreme tvrtke kao što su prijenosna računala i stolna računala. Takva rješenja omogućit će vam da vidite koje web-stranice pristupaju vaši zaposlenici, koji su zaposlenici koji obično preuzimaju datoteke i kada povezuju ili uklanjaju USB pogone.

Ti će vam alati također omogućiti da vas upozore kada se pretražuju određene ključne riječi koje zahtijevaju zabrinutost vaše tvrtke i uključuju traženje posla, pretraživanje pornografije ili pretraživanja vezana uz konkurentne kontakte.

Najbolji alati za praćenje radnog mjesta pružit će vam administrativnu kontrolu koja će vam omogućiti blokiranje takvih aktivnosti i ograničavanje pristupa neprikladnim ili neosiguranim web-lokacijama. Možete uspješno koristiti alate za praćenje rada vašeg zaposlenika kako biste saznali što je zaposlenik do ovih dana.

Što biste trebali uzeti u obzir pravno i tehnički?

Praćenje e-pošte zaposlenika može se činiti kršenjem privatnosti zaposlenika, ali je Vrhovni sud SAD-a u 2010. godini donio odluku da je legalno da organizacije i tvrtke prate postupke zaposlenika dok su na poslu i dok koriste posao "oprema." To uključuje pager, prijenosna računala, USB pogone i mobilne uređaje. Programi za praćenje ključnih zapisa i za snimanje lozinki mogu se koristiti čak i ako postoje neke etičke kontroverze oko predmeta njihove uporabe.

Važno je zapamtiti da savezna vlada ne postavlja ograničenja na praćenje zaposlenika putem Interneta. S druge strane, postoje neke pojedinačne države koje stavljaju zaštitu na prvo mjesto.

Sve više i više država trenutno zahtijeva od zaposlenika da obavijeste svoje radnike u slučaju da njihova tvrtka prati online aktivnosti zaposlenika i to uključuje pritiske na tipke i e-poštu. Takve obavijesti mogu se objaviti u priručniku zaposlenika ili kao podsjetnik e-pošte.

Nevidljivi način rada u odnosu na transparentan način

Kada poslodavci koriste takve alate za praćenje, mogu odabrati opciju korištenja tihog ili transparentnog načina rada.

Stealth mod je također poznat kao tihi način rada, a to znači da zaposlenici ne mogu vidjeti činjenicu da se prate. Visokokvalitetne alate za nadzor zaposlenici će provoditi neviđeni i neotkriveni.

Transparentan način nadzora omogućit će vašim zaposlenicima da vide programe nadzora na svojim sustavima. Takav softver zahtijeva instalaciju na svakom pojedinom računalu, uključujući administrativni portal. To neće biti tako lako kao skriveni način jer će administratori morati provjeriti svako pojedinačno izvješće iz svakog sustava kako bi vidjeli kako rade zaposlenici.

Kako rade alati za nadzor?

Alati za praćenje zaposlenika moraju biti instalirani na više sustava uključujući središnju stanicu u slučaju da poslodavci žele da ih korisnici ne otkriju. Da bi ova vrsta alata ispravno funkcionirala, najprije morate isključiti vatrozid i on će se ponovo uključiti nakon dovršetka instalacijskog procesa.

S druge strane, gotovo je nemoguće da program radi bez dodatnih zakrpa i programiranja kako bi softver za praćenje računala mogao raditi oko programa. To će probiti rupu u sigurnosnom sustavu, i to će učiniti mrežu ranjivom na sve vrste zlonamjernih programa, virusa, spywarea i tako dalje.

Budite oprezni prema prerušenim virusima

Trebali biste biti svjesni činjenice da postoji mnogo alata za nadzor zaposlenika koji su zapravo maskirani virusi, a iako vam mogu dati mogućnost unosa keylogginga i zaporke, također će prikupiti podatke iza kulisa i prodati ih kako bi prekršili sigurnosti organizacije. Većina alata za praćenje aktivnosti zaposlenika može zaobići vatrozid, ali je ipak moguće da neke prijetnje prolaze neopaženo.

Primjena softvera: Cloud i lokalno

Drugi važan aspekt koji treba razmotriti je način na koji implementirate softver. Lokalna je opcija koja se najčešće koristi, a većina je alata nudi. To će vam omogućiti da ugostite program i podatke koje prikuplja na vlastitom poslužitelju. Ovo rješenje zahtijeva malo više informatičkog znanja, a za njegovo postavljanje potrebno je više vremena. Cloud rješenja, s druge strane, lakša su za upravljanje i mogu se postaviti brže nego lokalna implementacija.

Rješenja koja odgovaraju vašim potrebama

Roditeljski softver i softver za nadzor su dva rješenja koja prate korištenje osobnog računala. Oba su instalirana i koriste se na jednom računalu, a ne predstavljaju iste prijetnje kao alati za nadzor e-pošte, na primjer, da smo već rekli da radimo oko vatrozida.

Softver za nadgledanje i softver za roditelje dolaze s dodatnim opcijama koje su dizajnirane da spriječe cyber napade zajedno s alatima za praćenje djece i supružnika kada idu na internet.

Postoji mnogo tvrtki koje su također u potrazi za softverom za e-poštu i aplikacijama koje nadziru izlazne i ulazne poruke za špijunski softver, viruse i trojanske programe.

Tu je i softver za šifriranje e-pošte koji može zaštititi osobne podatke i važne informacije kada se prenose primateljima treće strane. Takvi alati osigurat će da se osjetljivim podacima pristupi i koriste samo pojedinci koji zaista trebaju informacije, a istovremeno ih čuvaju što je moguće sigurnije.

Evo najboljih pet izbora za praćenje aktivnosti zaposlenika:

Teramind

Teramind nudi softver koji pojednostavljuje proces prikupljanja korisničkog ponašanja zaposlenika na osobnim računalima kako bi se identificirala sumnjiva aktivnost, pratila učinkovitost i djelotvornost, otkrile moguće prijetnje i osigurala sukladnost industrije. Misija tvrtke Teramind je smanjiti sigurnosne incidente pružanjem pristupa korisničkim aktivnostima u stvarnom vremenu nudeći upozorenja, upozorenja, preusmjeravanja i zaključavanje korisnika radi održavanja poslovnih i organizacija što je više moguće sigurnim i učinkovitim.

Softver se isporučuje u mogućnostima implementacije na lokalnoj razini i u oblaku kako bi se zadovoljili zahtjevi svake organizacije.

Teramind može uspješno odrediti koji su korisnici najrizičniji za vaše poslovanje analizirajući trendove u njihovom ponašanju. Možete provjeriti koje su određene politike prekršili, a zatim ih educirati kako bi spriječili buduće incidente.

Pomoću ovog alata možete pisati i pravila koja reagiraju na bilo koju vidljivu aktivnost korisnika, kao što je blokiranje slanja e-pošte ili upozorenja kada se određeni dokument ispisuje. Također imate mogućnost snimanja i zapisivanja svih aktivnosti, a oni ga reproduciraju kao video i analiziraju metapodatke sesije.

Da biste započeli s korištenjem softvera, slijedite ove korake:

• Prijavite se na Teramind Basic Cloud softver za nadgledanje zaposlenika besplatno.
• Instalirajte agente za nadzor na strojeve koje želite nadzirati i odlučite o mogućnosti punog ili djelomičnog vremena za kontrolu.
• Morate prilagoditi svaku postavku upozorenja i praćenja da biste prilagodili platformu vašim potrebama.
• Možete pristupiti svim značajkama s platforme softvera za jedinstvene mogućnosti praćenja koje povećavaju sigurnost i produktivnost.

HipChat

HipChat dobro funkcionira kao komplementarni alat za platforme u stilu WorkZone. To je alat za upravljanje vremenom koji je u biti instant messenger koji je izgrađen za radna mjesta. Moći ćete ga koristiti za postavljanje trajnih soba za chat ili komunikaciju 1 na 1.

Jedna od njegovih najkorisnijih značajki je potpuna povijest razgovora, a sada zaposlenici koji su propustili sastanak na HipChat-u više neće morati prekidati nekog drugog kako bi nadoknadili, već će morati ponovno posjetiti sesiju i brzo je pregledati.

Ovaj softver za praćenje vremena važan je alat za provjeru svakodnevnog radnog učinka zaposlenika, a može se pokazati i kao prilika za utvrđivanje koje strategije vode do najviše produktivnosti.

WorkiQ

WorkiQ je alat koji prati ponašanje korisnika računala i pruža izvješća o vremenu provedenom na neproduktivnim i produktivnim aplikacijama. Instrumentalna ploča alata pruža jasne vizualne prikaze koji će vam reći koji su zaposlenici i koji su aktivno uključeni u njihov rad i koji su stalno ometeni.

Ovaj alat nudi vam moć kategoriziranja svih vrsta aktivnosti, praćenja procesa u svim aplikacijama i usporedbe načina na koji različiti korisnici obrađuju slične jedinice rada. Nadzorne ploče za upravljanje pružit će sljedeće prednosti:

• Identificiranje neproduktivnih ponašanja u trenutku nastanka
• Uočavanje i nagrađivanje produktivnog ponašanja
• Uspoređujući stvarnu produktivnost zaposlenika, uključujući mješavinu i složenost rada zaposlenika
• Upravljanje udaljenim radnicima
• Identificiranje najboljih izvođača kako bi se mogli replicirati njihovi procesi tijekom vremena
• Poboljšanje raspodjele rada kroz identifikaciju nedovoljno iskorištenih vještina ili preopterećenih zaposlenika

DeskTime

DeskTime je jednostavna i sigurna aplikacija za praćenje vremena koja vam omogućuje povećanje učinkovitosti i produktivnosti vaše tvrtke. Pomoću ovog alata možete lakše pratiti dnevne aktivnosti, bolovanje, prekovremeni rad i odmor vaših zaposlenika. Moći ćete dobiti jasan pregled tijeka rada vašeg tima. Pomoću aplikacije DeskTime možete pratiti aplikacije, URL-ove i izvanmrežno vrijeme, a možete pristupiti i detaljnim podacima o načinima na koje vaši zaposlenici upotrebljavaju aplikacije i web-lokacije te što rade kada nisu na mreži.

Alat nudi svoje auto screenshotove i aktivnosti stopa trackers koji će vam omogućiti da pratite vrijeme provedeno na pojedinačnim projektima. DeskTime pruža detaljan uvid i izvješća za naplatu, a možete ga koristiti za jednostavno prilagođavanje, preuzimanje i slanje CSV izvješća kako bi klijentima pružili najpreciznije informacije o količini posla i vremena provedenog na svim projektima,

Možete nadgledati lokalne i udaljene timove s mobilnog uređaja i radne površine te na taj način uštedjeti vrijeme pregledavajući izvješća o izvedbi vašeg poslovanja dok ste u pokretu. Tim za podršku alata dostupan je putem chata, govorne pošte i e-pošte. Tim iz DeskTime slijedi sigurnosne standarde industrije kako bi osigurao osobne podatke koje im se dostavljaju.

asana

Asana je alat koji nudi zadatke, projekte, nadzorne ploče i razgovore kako bi timovima omogućio učinkovitiji rad od početka do kraja. Možete ga koristiti da biste vidjeli napredak za bilo koji projekt bez zakazivanja sastanka o statusu ili bez slanja e-pošte. Pomoću ovog alata moći ćete koristiti prilagođena polja da biste pratili sve što vam je od velike važnosti, bilo da se radi o greškama, prijavama za posao ili poticajima.

Možete organizirati svoje zadatke u dijeljene popise ili zajednice za sve vaše sastanke, programe i inicijative. Odjeljci i stupci omogućuju prilagođavanje Asane kako bi odgovarali vašim radnim procesima i dodali strukturu svim vašim projektima.

Moći ćete podijeliti rad zadatka na manje dijelove ili podijeliti posao s više projekata, a kada jedan zadatak postane velika i važna inicijativa moći ćete je brzo pretvoriti u projekt.

Ponašanja zaposlenika su nepredvidiva i uz pomoć ovih izvrsnih alata moći ćete povećati njihovu učinkovitost na poslu i ukupnu produktivnost vašeg poslovanja. Pregledajte ih i odaberite svoj omiljeni, prema vašim potrebama. Jamčimo visoku kvalitetu svih alata o kojima smo gore raspravljali za praćenje aktivnosti vaših zaposlenika na poslu.