6 softver za upravljanje dokumentima za poboljšanje učinkovitosti u uredu

Pojava pohrane u oblaku je ispravno uklonila stres pri rukovanju pretrpanim radovima na papiru. Stoga poslodavci mogu uštedjeti vrijeme i istovremeno poboljšati tijek rada. Dakle, ako želite smanjiti korištenje papirnatih dokumenata i poboljšati učinkovitost, na pravom ste mjestu. Ovaj članak pruža vam šest najboljih softvera za upravljanje dokumentima.

Softver za upravljanje dokumentima, poznat i kao sustav upravljanja dokumentima (DMS), su računalni programi, posebno dizajnirani za praćenje, usmjeravanje i upravljanje dokumentima i tijekovima rada, s glavnim ciljevima smanjenja radnog opterećenja i ubrzavanja tijeka rada.

Pratite ovaj post kako biste dobili sveobuhvatan pregled nekih od najboljih dostupnih alata za upravljanje dokumentima.

Koji su najbolji softver za upravljanje dokumentima za PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet je danas vodeći softver za upravljanje dokumentima. Izgrađen je kako bi se olakšalo pohranjivanje, dohvaćanje i dijeljenje uredskih datoteka. Funkcija softvera, međutim, nadilazi upravljanje dokumentima, jer je opremljena i alatima za upravljanje računovodstvom i upravljanjem ljudskim resursima.

eFileCabinet ima dvije varijante podrške: desktop verziju (Windows 10 kompatibilnu) i mobilnu verziju, posebno dizajniranu za mobilne uređaje.

Ovaj softver za upravljanje dokumentima ima funkciju poznatu kao "cloud-view", koja korisnicima omogućuje izradu sigurnosnih kopija svojih datoteka na oblaku, izravno putem platforme softvera. Time korisnici mogu jednostavno pregledavati i izdvajati datoteke putem bilo kojeg uređaja, pod uvjetom da je takav uređaj povezan s internetom.

Također, eFileCabinet ispunjava sve potrebne zahtjeve industrije, uključujući SEC, HIPAA, FINRA i ostale standardne zahtjeve.

Nadalje, softver radi savršeno s SecureDrawer, jedinstvenom funkcijom dijeljenja, koja služi kao end-to-end platforma za dijeljenje datoteka između vas i vaših klijenata. Ona je u stanju integrirati se s različitim softverom treće strane kao što je MS Outlook, siguran e-potpis, skeneri, pisači i drugo.

Lastl, . eFileCabinet softver za upravljanje dokumentima nudi online i on-premise usluge. Softver nudi dva tjedna besplatne probne verzije novim korisnicima, nakon čega se mogu pretplatiti na plaćeni plan po početnoj cijeni od 15 USD.

Preuzmite eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM je, bez sumnje, jedan od najpopularnijih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu. Riječ je o vrlo svestranom softveru za upravljanje poduzećima, koji je izgrađen za izvršavanje uredskih zadataka, od upravljanja dokumentima do automatizacije tijeka rada do administrativnih funkcija.

Alat je posebno dizajniran za Windows računala. Međutim, može se pristupiti i putem drugih operacijskih sustava za stolna računala, kao što je Linux.

U osnovi, softver za upravljanje dokumentima sadrži dinamički skup modula koji pokreće cjelokupno upravljanje softverom. Neki od tih modula uključuju: elektroničko fakturiranje, e-potpis, kriptografiju (za šifriranje datoteka i dešifriranje), barkod, program za arhiviranje pošte i još mnogo toga.

Isto tako, fleksibilan dizajn softvera omogućuje besprijekornu integraciju s relevantnim uredskim alatima kao što su AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office i još mnogo toga. Ima i sustav za provjeru autentičnosti koji se može priključiti na vanjske baze podataka ili poslužitelje kao što su SQL, Oracle, MySQL i nekoliko drugih.

U svjetlu naprijed navedenog, korisnicima se pruža mogućnost da pojednostave svoj cjelokupni tijek rada kako bi poboljšali učinkovitost. Dakle, ovaj softver za upravljanje dokumentima mnogi vide kao više od softvera za upravljanje projektima nego obični upravitelj dokumenata.

OpenKM nudi dva osnovna plana za nove korisnike: OpenKM Community i OpenKM Professional . Prvi je dostupan besplatno (s ograničenim značajkama), dok je drugi, s moćnijim značajkama, plaćeni plan i nudi ga ponuda (prilagođeno određivanje cijena).

Da biste saznali više o sustavu i zahtjevima za preuzimanje, prijavite se na web-mjesto za preuzimanje OpenKM-a.

Preuzmite OpenKM

3

Templafy

Templafy je nedvojbeno jedan od najboljih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu danas. To je svestrani alat, koji je dizajniran za učinkovito spremanje, dohvaćanje i dijeljenje uredskih dokumenata. To je platforma temeljena na oblaku koja podržava sve oblike računalnih sustava i mobilnih uređaja.

Za praktičnost, postoje i određene verzije za stolna računala (Windows inclusive) i pametne telefone (mobilne aplikacije).

U osnovi, Templafy olakšava pohranu datoteka i timsku suradnju eliminirajući konvencionalni, nepovezani proces rada na različitim platformama.

Softver za upravljanje dokumentima usmjerava sve bitne alate na radnom mjestu, posebno alate za generiranje dokumenata kao što je MS Office, na jednoj platformi, čime vam pruža jedinstven tijek rada.

Nadalje, Templafy ugošćuje sučelje s dosta mogućnosti navigacije, što ga čini idealnim za rad u nisko-tehnološkom okruženju, budući da svaki član tima može dati povratne informacije, dijeliti datoteke i stvarati dokumente s nezamislivom lakoćom.

Sve se to usmjerava putem jednog feeda, a nadzire ga administrator (poslodavac) kako bi se osiguralo ispunjavanje svih zahtjeva i standarda kvalitete.

Na kraju, kao i većina trajnih alata, Templafy nije jeftin. U stvari, to je povoljno jedan od najskupljih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu. Dostupan je uz fiksnu stopu pretplate od 355 USD mjesečno. Međutim, postoji besplatno probno razdoblje prije potpune pretplate. Posjetite njihovu službenu web-lokaciju da biste dobili više informacija.

Preuzmite Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, proizvod tvrtke SutiSoft, jedan je od najopsežnijih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu. Opremljen je nizom alata za upravljanje i organiziranje dokumenata, dijeljenje datoteka, vođenje evidencije i poboljšanje timske suradnje.

To je on-line, web-temeljen softver koji je podržan na svim računalnim i mobilnim uređajima.

Osim toga, SutiDMS sadrži skup višefunkcijskih alata, koji uključuju promjenjivu nadzornu ploču, knjižnicu dokumenata, OCR dokument, višestruke integracije (s MS Outlook, Gmail i Yahoo Mail), spajanje datoteka, arhiviranje i zadržavanje datoteka, eSignature i forume između ostalih.

Softver u osnovi služi kao krajnja pohrana, gdje možete sačuvati sve svoje dokumente, a njegova funkcionalnost na webu osigurava da možete pristupiti i dohvatiti dokumente u bilo koje vrijeme.

Ipak, ovaj softver za upravljanje dokumentima nudi poduzećima određenu cijenu, koja je dostupna citatom.

Postoje dva niža plana: Premium plan i Stručni plan . Stručni plan je dizajniran za maksimalno 10 korisnika i dostupan je po cijeni od 18 USD po korisniku (mjesečno). Plan Premium, s druge strane, namijenjen je organizaciji srednje veličine s manje od 500 zaposlenika, a dostupna je po cijeni od 20 USD po korisniku (mjesečno).

Preuzmite SutiDMS

5

FileHold

FileHold je potpuno integrirano rješenje za upravljanje dokumentima koje uključuje različite skupove funkcija koje korisnicima pružaju centraliziranu pohranu i pojednostavljeni radni proces. Softver je jedan od rijetkih softvera za upravljanje dokumentima koji su posebno namijenjeni za Windows 10 PC i druge verzije sustava Windows (7/8 / 8.1). Ipak, može se pristupiti i preko web preglednika na Linux i Mac računalima.

Značajke softvera kategorizirane su pod "standard", "opcionalno", "prilagođeno" i "skeniranje dokumenata i snimanje". Neke od tih značajki uključuju hvatanje metapodataka (označavanje dokumenata), kalendara, elektroničkih obrazaca, eSignature, OCR (strana poslužitelja), automatsko punjenje, SmartSoft snimanje i još mnogo toga.

Također, FileHold domaćini sposobnost to integrirati sa skup trećih strana softver poput MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint i još mnogo toga. Sve to olakšava pohranu, dohvaćanje i dijeljenje datoteka, kao i koordinaciju tijeka rada.

Na kraju, FileHold nudi dva osnovna cjenovna plana; FileHold Express i FileHold Enterprise. Plan Express namijenjen je malim poduzećima s manje od 20 zaposlenika, dok je plan Enterprisea idealan za veće organizacije ili timove s više od 20 članova.

Međutim, stope pretplate za oba plana dostupne su samo citatom. Možete poslati e-poštu u prodajni tim tvrtke FileHold kako biste dobili ponudu za vaše poslovanje.

Preuzmite FileHold

6

M-datoteke

M-Files je jedan od najboljih danas dostupnih softvera za upravljanje dokumentima. To je najznačajnije za svoju “analizu dupliciranja”, koja je osmišljena kako bi zaštitila korisnike od dupliciranja dokumenata. To je DMS temeljen na oblaku; stoga je podržan na stolnim i mobilnim platformama.

Tu su i određene verzije radne površine (za Windows 10 / 8.1 / 8/7), kao i mobilne aplikacije za odabrane mobilne uređaje.

Osim toga, ovaj softver za upravljanje dokumentima za Windows 10 ima organiziranu pohranu, gdje su dokumenti prikladno organizirani i spremljeni. Analizira pretraživanje dokumenata tako što povezuje nazive datoteka s drugim srodnim pokazateljima kao što su datumi i projekti. Kao takav, softver je u stanju lako eliminirati duplikate.

Također, njegova jedinstvena platforma olakšava učinkovitost na radnom mjestu poboljšanjem dodjele zadataka (od poslodavca do zaposlenika), te izvršenja i isporuke zadataka (od zaposlenika do poslodavca). Krajnji rezultat je poboljšana produktivnost.

Nadalje, M-Files je fleksibilan DMS, koji se lako može integrirati s alatima kao što je MS Office i mnoštvo CRM alata kao što je Salesforce. To ga čini idealnim za gotovo sve vrste poslovanja. U ponudi su i tri osnovne mogućnosti implementacije, uključujući on-premise, cloud-based i hibridne (kombinirane).

M-Files nudi jednomjesečnu besplatnu probnu verziju za nove korisnike, nakon čega se lako mogu nadograditi na poslovni plan koji nudi ponuda.

Preuzmite M-Files

Zaključak

Danas se smanjuje korištenje papirnih dokumenata diljem svijeta, a mnoge organizacije, škole i državne institucije preferiraju praktičnost pohrane bez papira za dosadnost papirnatih datoteka i mapa.

Stoga postoji stalna potreba za standardnim i trajnim softverom za upravljanje dokumentima. S obzirom na ovaj zahtjev, sastavili smo neke od najboljih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu, kako bismo vam olakšali donošenje odluka, o tome koji DMS treba koristiti za vaše poslovanje.

Preporučeno

Popravite Symelam.sys boot pogrešku s ovim rješenjima
2019
Vaš gamepad neće raditi? Evo četiri stvari koje možete učiniti da to popravite
2019
Potpuna ispravka: pisač ne reagira u sustavima Windows 10, 8.1, 7
2019